Trong quá trình đấu thầu, việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu là bước quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Quy trình này không chỉ bao gồm việc xem xét giá cả mà còn phải đánh giá tổng thể các yếu tố như chất lượng, thời gian thực hiện, và sự tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật.
Một trong những công cụ hữu ích trong việc đánh giá này là bảng so sánh Side by Side (bên cạnh nhau). Đây là bảng tổng hợp các thông tin quan trọng của các nhà thầu được xếp cạnh nhau, giúp các bên liên quan dễ dàng so sánh và đưa ra quyết định. Bảng so sánh này thường bao gồm các tiêu chí như giá thầu, thời gian hoàn thành, kinh nghiệm, và các cam kết kỹ thuật khác.
Sau khi hoàn thành bảng so sánh, bước tiếp theo là soạn thảo Tender Report (báo cáo đấu thầu). Báo cáo này không chỉ đơn thuần là tổng hợp kết quả mà còn bao gồm các phần quan trọng như lịch sử đấu thầu, sự tuân thủ và không tuân thủ trong quá trình đấu thầu, và cuối cùng là đề xuất lựa chọn nhà thầu phù hợp. Tender Report giúp ban quản lý đấu thầu nắm rõ quá trình đấu thầu và đưa ra quyết định dựa trên các phân tích chi tiết và khách quan.
Nội dung của Tender Report bao gồm:
- Lịch sử đấu thầu: Tóm tắt quá trình đấu thầu, từ lúc phát hành hồ sơ mời thầu đến khi nhận được các đề xuất từ nhà thầu. Mô tả ngắn gọn các mốc thời gian quan trọng và các hoạt động liên quan.
- Sự tuân thủ và không tuân thủ: Đánh giá sự tuân thủ của các nhà thầu đối với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Nêu rõ các điểm không tuân thủ (nếu có) và ảnh hưởng của chúng đến quyết định cuối cùng.
- Bảng so sánh Side by Side: Tổng hợp các thông tin đánh giá của từng nhà thầu, giúp các bên dễ dàng nhận diện ưu nhược điểm của mỗi đề xuất.
- Đề xuất lựa chọn: Dựa trên các thông tin thu thập được, đưa ra khuyến nghị về nhà thầu phù hợp nhất, kèm theo lý do chi tiết cho quyết định này.
Mẫu Tender Report cho người quan tâm
Để hỗ trợ người quan tâm, chúng tôi xin giới thiệu một mẫu Tender Report cơ bản, bao gồm các phần chính như đã đề cập. Mẫu này có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng dự án và tổ chức. Bạn có thể tải mẫu Tender Report theo liên kết bên dưới để tham khảo và áp dụng vào quy trình đấu thầu của mình.
Việc sử dụng bảng so sánh Side by Side cùng với một Tender Report chi tiết sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình đấu thầu, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn và tối ưu cho tổ chức.
